Cómo gestionar tu tiempo: los 10 principios que usa Ali Abdaal a diario

Tu tiempo está bajo tu control

Ali Abdaal cuenta que hace años leyó una frase de galleta de la fortuna que decía algo parecido a que en cada momento estás haciendo lo que más quieres hacer. Le resultó liberador. Dejó de decir que no tenía tiempo y empezó a reconocer que elige cada actividad.

Esto no niega que existan jefes, padres o compromisos. Pero, según él, en lo fundamental tú decides cómo usas tus horas. Si hoy no hiciste ejercicio, no fue porque no tuvieras tiempo, sino porque elegiste no hacerlo. Reconocerlo es el primer paso de cualquier sistema de organización.

• Si algo no se hace, probablemente no es una prioridad.
• Eso no es un fallo; es una decisión que conviene asumir sin excusas.

El punto de partida es honesto: tú eres quien gestiona tu tiempo, aunque a veces lo cueste admitir.

Di sí solo a lo que te entusiasma: el criterio hell yeah or no

Cuando empiezas a tener más oportunidades que tiempo, según Abdaal, cambia la forma de responder. Toma prestado el principio del libro de Derek Sivers Hell Yeah or No: si algo no te entusiasma de verdad, la respuesta es no.

El criterio es sencillo. Si un correo te propone algo y piensas 'bueno, quizá', tu postura por defecto debe ser declinar. Solo aceptas cuando la reacción es un 'sí, claro'. El autor admite que todavía le cuesta: su calendario tiene muchos compromisos del tipo 'vale, supongo', y casi siempre acaba arrepintiéndose.

Aprender a decir no no es un lujo. Es una herramienta central de gestión del tiempo, porque cada compromisos tibio le roba energía a lo que sí importa.

“You own all of our time”

La tarea destacada del día: una sola cosa que cuente

El tercer principio viene de Make Time, de Jake Knapp y John Zeratsky. Consiste en elegir cada mañana una tarea destacada: la única que, si la terminas, hará que el día haya valido la pena.

Abdaal lo describe con claridad. En los días en que fija su tarea destacada, la completa casi siempre y termina satisfecho. En los días sin ella, se ahoga en la lista de pendientes, con la sensación de tener mil cosas en la cabeza al mismo tiempo. Tener un solo foco reduce ese ruido.

La pregunta práctica es qué es lo más urgente, lo más satisfactorio o lo más divertido que tienes que hacer hoy. Esa tarea va primero, antes que el resto.

Escribe las tareas en papel y tacha según avanzas

El cuarto consejo es sencillo: usa una lista de tareas física. Abdaal emplea un sistema analógico de tarjetas y un soporte de madera, aunque lo importante no es la herramienta sino el principio. Su idea de fondo es que el cerebro está hecho para tener ideas, no para retenerlas. Lo que no se escribe se pierde.

Cada mañana, después de definir la tarea destacada, anota el resto del día y tacha con bolígrafo a medida que avanza. Incluso en su trabajo como médico usa listas físicas para gestionar pacientes y tareas. Abdaal insiste en que tachar algo produce una satisfacción que una aplicación no replica.

Es un hábito de bajo coste con un efecto claro: menos tareas olvidadas y más sensación de avance.

Time blocking: reserva en el calendario lo que de verdad importa

El quinto principio es el time blocking, una técnica que, según el autor, usa Elon Musk. Consiste en asignar un bloque de calendario a cada tarea que necesitas hacer.

Abdaal no lo aplica a todo, porque dedicar demasiado tiempo a planificar le quita tiempo a ejecutar. Sí bloquea siempre la tarea destacada. Si su tarea del día es grabar un vídeo, lo programa a la hora en que sabe que va a grabarlo. Si es llamar a su abuela, lo mete en el calendario igual.

El efecto es doble: da tranquilidad, porque esa tarea tiene sitio garantizado, y si surge algo puedes moverla sin perderla. Combinar tarea destacada y time blocking convierte una sola cosa al día en una cantidad enorme de progreso a lo largo de un año.

Plazos artificiales contra la ley de Parkinson

El sexto principio parte de la ley de Parkinson: el trabajo se expande hasta ocupar el tiempo que le asignas. Si dedicas un día entero a grabar un vídeo, probablemente te ocupará el día entero. Si te das media hora y llenas el resto de la jornada con otras cosas, lo terminarás en media hora.

Abdaal aplica esto a proyectos sin fecha límite real. Está preparando un curso de YouTube para principiantes que no tiene plazo obligatorio. Para que no quede eternamente pendiente, ha bloqueado el próximo fin de semana para grabarlo. Ese plazo artificial convierte una idea vaga en un compromiso concreto.

Sin calendario ni fecha, advierte, muchos proyectos simplemente nunca se terminan.

Protege tus mañanas para el trabajo profundo

El séptimo consejo nace de su vida como emprendedor. Cuando trabajas por tu cuenta y haces muchas videollamadas, el día se llena de reuniones y no queda margen para lo importante. Abdaal decidió mantener las mañanas libres de compromisos.

Eso le permite levantarse cuando quiere, normalmente hacia las 8:30, y disponer de unas cuatro horas sin interrupciones. Ahora las usa para escribir su libro. En los días en que no escribe, siguen siendo un espacio para pensar en el negocio, planificar vídeos o avanzar en lo que impulsa su trabajo. Si no le apetece, puede usar ese tiempo para jugar a World of Warcraft o leer en el sofá.

Su recomendación es identificar un tiempo protegido que sea solo tuyo, al que nadie pueda añadir nada en tu agenda.

Delegar: calcula cuánto vale tu hora

El octavo principio es la delegación. La objeción habitual es que no hay dinero para contratar a nadie, pero Abdaal propone otra forma de pensarlo: ¿cuánto vale realmente tu hora? Cuando su negocio estaba en marcha, fijó un valor de unos 25 dólares por hora.

A partir de ahí, cualquier tarea que no disfrute y que pueda externalizarse por menos de ese importe, debería delegarla. Así contrató una limpiadora que viene cada dos semanas. En las fases de construcción de sus negocios también encargó trabajos como la introducción de datos a freelancers de Filipinas, Bangladesh o India a través de Upwork y Fiverr, que a esos precios resultaba una buena remuneración para ellos y liberaba su tiempo para tareas de más valor.

La pregunta a hacerte es sencilla: cuánto vale tu hora y qué puedes soltar sin perder calidad.

Automatiza la programación de citas

El noveno consejo responde a un problema muy concreto: enviar mensajes de ida y vuelta para cuadrar horarios entre zonas horarias. Abdaal encontró en Calendly la solución. Con un enlace, la otra persona ve tu disponibilidad y reserva un hueco directamente en tu calendario.

Al principio le resultó raro, casi una forma de imponerse. Sin embargo, al recibir enlaces de otros dice sentirse agradecido, porque le ahorran minutos y evitan días de correos. Incluso para retomar contacto con amigos envía su enlace, y asegura que en los últimos meses ha quedado con más personas que en los tres años anteriores con mensajes sueltos.

Es una mejora de bajo esfuerzo que reduce fricción en cualquier relación profesional o personal.

Acepta el progreso del día sin castigarte

El décimo principio es el más personal. Quienes se interesan por la productividad suelen terminar el día con una sensación constante de insatisfacción: grabaste un vídeo, pero podrías haber grabado cinco. Esa autocrítica, dice Abdaal, no aumenta lo que produces, solo te hace sentir peor.

Su alternativa es elegir estar satisfecho con lo que sí hiciste. Si planeaba tres vídeos y solo grabó uno, puede decirse que está bien: hizo uno y eligió sentirse bien con ello. La autocrítica no cambia el trabajo realizado, solo consume energía.

Es una idea sencilla que cierra bien el conjunto: la buena gestión del tiempo también incluye cómo te tratas cuando el día no sale como esperabas.