Cómo gestionar tu tiempo: las ideas clave de Adrià Solà Pastor para aprovechar cada día

Por qué el tiempo es el recurso que más se desperdicia

La comparación con el dinero que caduca es el punto de partida del autor. Nadie rechazaría una transferencia diaria con la condición de gastarla en 24 horas, pero casi todos dejamos pasar el tiempo sin darle valor. El mensaje es directo: cada día llega completo y se escapa si no lo aprovechas.

El autor no se presenta como un gurú sin fisuras. Habla de viajes, proyectos de emprendimiento, estudios en universidades de prestigio y el aprendizaje de varios idiomas, y asegura que todo ello convive con el cuidado de la salud física, mental y emocional. Esa combinación es lo que le lleva a defender que la gestión del tiempo es una cuestión de diseño personal, no de suerte.

La idea de fondo es que tú eres el piloto. Las circunstancias importan, pero el esfuerzo extra de organizarte se nota en lo que haces con cada franja del día.

Organiza las tareas según tu energía a lo largo del día

Adrià Solà Pastor sostiene que no solo tenemos un tiempo limitado, también una energía limitada que disminuye a medida que avanza la jornada. Su argumento es que la fuerza de voluntad funciona como un músculo que se agota con cada decisión, de modo que por la tarde es más difícil resistir la tentación de revisar redes sociales o caer en distracciones.

De ahí surge una estructura sencilla:

• Primera hora de la mañana: tareas que exigen mucha fuerza de voluntad y son difíciles.
• Mediodía: tareas difíciles pero que requieren menos voluntad.
• Tarde: tareas sencillas que no piden mucho esfuerzo.

La clave es no empezar el día por lo fácil. Si reservas tu mejor momento para lo que más te cuesta, evitas que esa tarea se quede acumulada toda la semana.

Task batching: agrupa tareas parecidas en bloques

La técnica más transformadora que describe el autor es el task batching, popularizado por Tim Ferriss en The 4-Hour Workweek. La idea es sencilla: en lugar de responder un correo por la mañana, otro al mediodía y otro por la tarde, reúnes todas esas tareas en un bloque protegido y las haces de una vez.

Para tu cerebro, esas tres respuestas dispersas equivalen a tres tareas distintas, porque cada cambio exige adaptarse a un nuevo contexto. Ese es el coste del cambio de contexto: energía mental que se pierde en cada transición. Agrupar reduce la fricción y te permite estar más concentrado.

El autor cuenta cómo aplicó esta lógica a sus vídeos de YouTube. Antes producía cada uno de principio a fin, y eso le generaba mucho desgaste. Al dividir la semana en fases (ideas el lunes, escritura el martes, grabación el miércoles, edición el jueves), pasó de hacer un vídeo al mes a producir cuatro en una semana.

Fija una hora de cierre para generar urgencia

Otro truco que el autor disfruta es marcarse una hora concreta en la que deja de trabajar, sin excepciones. Resulta especialmente útil para emprendedores o para quienes sacan adelante proyectos paralelos a su trabajo principal. Al llegar esa hora, paras de inmediato.

Para justificarlo, menciona el llamado efecto Zeigarnik, según el cual el cerebro recuerda mejor las tareas inacabadas. Si cierras la jornada con algo a medias, la frustración de no haberlo terminado puede convertirse en motivación para retomarlo al día siguiente con energía. El problema habitual es el ciclo contrario: procrastinar durante el día, trabajar de noche y acostarse tarde, para repetirlo al día siguiente.

El autor lo compara con una versión invertida de la ley de Parkinson. Su consejo es ser muy estricto con la hora de cierre, porque es la única forma de romper ese ciclo.

Protege bloques de tiempo para cada tipo de actividad

Relacionado con el cambio de contexto, el autor propone bloques de tiempo protegidos en el calendario: uno para el trabajo, otro para tareas administrativas, otro para el ocio. Cada bloque tiene su tipo de actividad y su entorno, y no se mezclan entre sí.

La lógica es la misma que antes: cada transición consume energía, y si la reduces, tienes más capacidad para el resto de la jornada. Proteger el bloque también significa avisar a quienes te rodean y proteger el espacio de interrupciones.

La pregunta de la única cosa para priorizar

Muchas personas no tienen un problema de tiempo, sino de prioridades. Para resolverlo, el autor empieza con un vaciado mental: escribe todas las tareas pendientes en un solo lugar, por insignificantes que sean. Cita a David Allen y la idea de que el cerebro está hecho para crear ideas, no para almacenarlas, así que conviene externalizarlas y liberar capacidad.

Después, aplica la pregunta que Gary Keller plantea en The One Thing: ¿cuál es la única tarea que, una vez hecha, hace más fáciles o innecesarias las demás? Es una variante del principio de Pareto, y el autor la usa cada día para orientar su productividad. Reconoce que existen matrices como la de Eisenhower, aunque prefiere la simplicidad de esta pregunta.

Cuándo sí tiene sentido hacer multitarea

El autor reconoce que el multitasking suele ser contraproducente, pero identifica una excepción: combinar una tarea cognitiva con otra física que puede automatizarse. Caminar en la cinta mientras asistes a una reunión, escuchar audios de idiomas mientras cocinas o repasar un podcast durante un paseo son ejemplos de ello.

La clave está en que la tarea física no exige tu foco consciente, así que no compite con la atención que necesitas para la otra. También sugiere combinar encuentros sociales con trabajo compartido, como quedar con alguien para estudiar o trabajar juntos mientras se conversa sobre la vida personal.

Rutinas de activación y desactivación

El autor recomienda diseñar dos rituales diarios. La rutina de activación por la mañana sirve para pasar del sueño a un estado de concentración. La rutina de desactivación por la noche ayuda a bajar del modo productivo a un estado tranquilo que favorezca el descanso profundo.

Advierte de dos riesgos. El primero es convertirte en una máquina que mecaniza cada minuto, por lo que aconseja dejar hueco para lo imprevisto, de forma diaria o semanal. El segundo es el contrario: no seguir ninguna rutina porque tienes el día libre. Para equilibrarlo, usa alarmas que marquen el inicio y el final de cada bloque, de modo que recuperes la conciencia de cómo gastas el tiempo.

Herramientas digitales para centralizar el sistema

La tecnología puede ayudarte a crear un sistema que agilice la gestión de tareas, el tiempo y la información. El autor menciona varias herramientas que utiliza o ha probado: Todoist para la lista de tareas, por su opción de compartir proyectos con un equipo; Gmail y Google Calendar, sincronizados con el calendario del Mac; y una aplicación para notas donde centralizar todo, con Notion como su opción actual, aunque reconoce que prueba otros sistemas como Obsidian o Apple Notes.

Su consejo no es elegir la herramienta perfecta, sino tener un sistema coherente, digital o analógico, que te permita anotar, recordar y revisar sin esfuerzo.

Constancia frente a sesiones maratonianas

El último consejo es la constancia. El autor prefiere sesiones cortas de 20 minutos al día antes que bloques esporádicos de tres, seis o doce horas, tanto para el aprendizaje como para la formación, porque distribuir el esfuerzo en el tiempo consolida mejor lo aprendido.

Como apoyo, cita la llamada regla de las 100 horas: dedicar 100 horas al año a una disciplina, unos 18 minutos al día, te situaría por delante del 95 % de las personas en esa disciplina. Hay que tomar esta cifra con cautela, porque el vídeo no la respalda con datos, pero el mensaje de fondo es útil: la práctica diaria y breve supera a la intensidad ocasional.